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RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE DEL PERIODO PRESUPUESTAL EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL Y LA ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA NUEVA VIGENCIA
RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE DEL PERIODO PRESUPUESTAL EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL Y LA ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA NUEVA VIGENCIA”

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martinez Zambrano
Coordinador departamento Propiedad Horizontal
Soluciones Juridicas e inmobiliarias NAC Ltda.

Bogota D.C., 06 Diciembre de 2013.
Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guia Legis sobre Propiedad Horizontal Edicion ano 2005, Guia Legis sobre entidades Sin Animo de Lucro Edicion ano 2001.

Al iniciarse cierre del ano, los Administradores, Miembros del Consejo de Administracion, Asesores Contables y Revisores Fiscales; se encuentran ocupados en los delicados procesos de cierre del periodo fiscal y financiero del ano y en el estudio y elaboracion del proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia.

La responsabilidad en el manejo contable y financiero, recae en primera instancia en cabeza de la Administracion como representante legal de la Persona Juridica. El articulo 51 de la Ley 675 de 2001, define entre otras las siguientes funciones del administrador.

Con relacion a los aspectos financieros; es importante ante todo tener en cuenta las siguientes recomendaciones acerca del cierre contable:

1. Al 31 de Diciembre del ano (o a la fecha de cierre en el vencimiento del periodo presupuestal), la Administracion debera haber consolidado y tener debidamente organizado y archivado toda la documentacion, soportes contables de los ingresos y gastos ejecutados, y demas documentos y soportes de cuentas por pagar, consignaciones Bancarias, notas contables; y un informe consolidado de cuentas por cobrar o estado de cartera. Asi mismo a esa fecha se recomienda sea consignado todo el dinero en efectivo que se encuentre en Caja General y la conciliacion de la Caja Menor disponible al cierre del periodo; la idea es que debe quedar la menor cantidad de dinero disponible en Caja General; todo listo para el respectivo arqueo de Caja y de Cuentas.

2. En caso de que la copropiedad, tenga a su disposicion un paquete informatico contable; debera haberse procesado toda la informacion financiera y debera proceder a cerrar la informacion, de recibos de caja, comprobantes de ingresos, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, causacion de cuentas por pagar, listados de cartera; luego proceder a hacer las respectivas copias de seguridad en CD o memorias USB (se recomienda minimo dos copias e imprimir los informes).

3. Dentro de los 10 primeros dias despues del cierre de ano, solicitar a la entidad bancaria donde se manejan los recursos de la copropiedad; la expedicion de los respectivos extractos de movimientos bancarios; para efecto de proceder a realizar la conciliacion bancaria y de la Caja General.

4. Al cierre del ano, se deberan haber cancelado la mayor cantidad de gastos y obligaciones con terceros, pago de servicios publicos, nominas y proveedores; asi mismo se debe tener al dia los libros de contabilidad que debe llevar la copropiedad; como lo son el Libro Diario, Libro Mayor y Balances; se recomienda realizar un Inventario de Activos Fijos y del archivo, la revision y actualizacion del Libro de Actas, contratos y documentacion de la Copropiedad al cierre del ano.

5. Recuerde que los Libros de Contabilidad deberan tener las hojas numeradas y ser registrados ante la Direccion de Impuestos (DIAN). El libro de Actas debera estar numerado, empastado y registrado ante la Camara de Comercio (para Bogota y principales ciudades) o ante la dependencia establecida por la respectiva jurisdiccion.

6. No olvide solicitar ante la entidad municipal encargada o ante la Alcaldia Local de la jurisdiccion (en caso del Distrito Capital) donde se encuentra la copropiedad; el certificado de Representacion Legal de la misma, actualizado.

7. Igualmente con la documentacion y soportes contables, se recomienda que dentro de los 15 dias despues del cierre del periodo presupuestal (para este caso por ejemplo –periodo contable del 01 Enero al 31 Diciembre del ano anterior); elaborar los estados financieros como lo son el estado de Ingresos –Gastos, el Balance General; estos deberan ser registrados en los libros oficiales de contabilidad; de igual forma el informe de flujo de caja y el contable de la ejecucion presupuestal detallada que indique el comportamiento por cada rubro; asi mismo se sugiere elaborar los estados financieros comparativos de los dos ultimos anos.

8. Se acostumbra igualmente en la elaboracion de los estados financieros del ano contable de cierre, anexar las notas aclaratorias a los mismos; en las cuales se resaltan o discriminan algunas cuentas o rubros que ameritan una explicacion concreta; para facilitar la presentacion del comportamiento de ciertos rubros ante los copropietarios en la Asamblea; igualmente se debera publicar un listado de cartera al cierre del ano contable, sobre la relacion de cuentas por cobrar (cartera) por cuotas de sostenimiento y cuotas extraordinarias aprobadas en Asamblea. Este informe debe ser previamente verificado y certificado con la firma del representante legal, del asesor contable y del Revisor Fiscal.

9. Por ultimo se recomienda a la Administracion y a los organos de Administracion y Control de la Copropiedad; hacer un analisis completo al informe de la Ejecucion presupuestal y los Estados Financieros del ano de cierre; como herramienta para la elaboracion del Proyecto de Presupuesto.

El administrador posterior al cierre del periodo presupuestal, debe preparar y someter a consideracion del Consejo de Administracion las cuentas anuales, como un informe para la Asamblea General ordinaria de propietarios, junto con el proyecto del presupuesto de ingresos y egresos para la nueva vigencia, que debe estar sustentado con base al balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecucion presupuestal.

ELABORANDO EL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA NUEVA VIGENCIA.
La preparacion del Proyecto de Presupuesto es una funcion de la Administracion, quien debera presentarlo para su estudio al Consejo de Administracion, que a su vez sera quienes lo presenten ante la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios.
El presupuesto se define como la prevision de los ingresos y gastos para un periodo futuro aplicando un procedimiento de caracter anual que puede permitir hacer estimaciones sobre la base de los resultados financieros de la persona juridica en un periodo determinado, para proyectar al siguiente periodo y proceder a los ajustes e inversiones necesarias para el futuro.
El actual regimen de la propiedad horizontal en Colombia, indica que las entidades sometidas a este, para la fijacion de expensas comunes a cargo de los propietarios de las unidades de dominio particular, deben establecer el presupuesto de sus ingresos y gastos para un periodo determinado, que por lo general en Colombia, dicho periodo de presupuesto corresponde al periodo fiscal del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada ano, aunque dicho periodo presupuestal puede variar de acuerdo a las disposiciones del Reglamento de Propiedad Horizontal de cada copropiedad El seguimiento y control del presupuesto permitira cumplir las expectativas estimadas.
El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la administracion para ejercer un rapido control sobre las operaciones y gestion de los recursos de las copropiedades.
Este concepto aplica a la propiedad horizontal, donde la elaboracion y ejecucion del presupuesto son unas de las funciones del administrador, quien debe presentarlo ante la Asamblea de propietarios, de conformidad con el numeral 4 del articulo 51 de la Ley 675 de 2001.
Es uno de los informes financieros mas importantes en la propiedad horizontal, ya que el resultado de la ejecucion del mismo determinara la gestion de la administracion en un periodo determinado.
La Asamblea General es quien debera dar su aprobacion final a este presupuesto, que servira para fijar las "Cuotas de sostenimiento o Ordinarias de Administracion"
En el Presupuesto deben definirse por un lado los ingresos que tendra la Copropiedad por concepto de cuotas de sostenimiento, por ingresos derivados de la explotacion economica de los bienes comunes y otros ingresos proyectados; y por otra parte deben incluirse las partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos o erogaciones en que incurrira la copropiedad; Estas partidas estan relacionadas con el funcionamiento y conservacion; y conforman los "rubros" como Servicio de Administracion y de Contabilidad, Servicios de Vigilancia y Aseo, Servicios Publicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.
El calculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administracion, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un ano, por lo que su costo no variara durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un calculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Gastos Fijos".
Otros rubros, como los Servicios Publicos, (Electricidad, Acueducto, Telefono, Gas) Suministros, (Papeleria, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.)Reparaciones Locativas, (Plomeria, Electricidad, Cerrajeria, Pintura etc.) son "Gastos Variables", y su calculo es un poco mas complicado. Debemos tener en cuenta factores como la ejecucion presupuestal del periodo anterior para determinar el comportamiento del rubro, revisar las tarifas o costos actuales, el indice de Inflacion esperada, y por supuesto las necesidades especificas de la copropiedad; ademas con relacion a los equipos que prestan servicios a la Copropiedad, debera tenerse en cuenta su edad, el deterioro normal, vencimiento de garantias, y muy importante el comportamiento historico de estos Rubros; es decir el promedio del gasto en el pasado. Para lo anterior recalco, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecucion Presupuestal".
Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflacion, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos asi un calculo bastante aproximado a lo que sera el gasto real.

ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO.

• La copropiedad esta obligada a tener un seguro para areas comunes: En la actualidad se consiguen polizas que cubren incendio, terremoto (ordenados por la Ley 675 /2001); con amparos adicionales como conmocion civil, asonada, explosion, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas polizas integrales disenadas especialmente para las copropiedades, que igualmente deberan ser estudiadas antes de ser contratadas, permitiran cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya el rubro de seguros en su presupuesto.

• El servicio de Seguridad Y Vigilancia; es el rubro en el gasto por lo general mas alto en el presupuesto; No trate de economizar contratando empresas que no cumplen con los requisitos legales, esto siempre ha representado un riesgo alto, maxime ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drasticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia (Ver Decreto 073 de 2002 y circulares recientes emitidas por la Supervigilancia).

• Recuerde que la "Cartera Morosa" puede acabar con las buenas intenciones de cualquier administracion y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco mas por una Administracion profesional, que implemente un adecuado plan de gestion y recuperacion de cartera, asi mismo contratar una asesoria juridica, que ofrezca una trayectoria efectiva y certificada en el cobro ejecutivo de cartera.

• Por ultimo, tenga en cuenta que en ocasiones cuando la Asamblea, adopta un presupuesto por debajo de los gastos reales de la copropiedad; esta sujetando a la Administracion a realizar una gestion incomoda y muy seguramente no podra responder a las necesidades de la Copropiedad; recuerde es responsabilidad de los Copropietarios ser objetivos en aprobar un buen presupuesto y en colaborar en su buena ejecucion; para ello tambien tienen los propietarios la obligacion de velar por la conservacion y mantenimiento de las zonas comunes y equipamentos de la Copropiedad; para mantener los costos dentro de lo establecido en el presupuesto aprobado.

En lineas generales, son algunas de mis orientaciones y recomendaciones o sugerencias para la convocatoria de la Asamblea General Ordinaria. Espero les sea de mucha utilidad.

Si desea asesoria sobre el tema ˇNo dude en comunicarse!

Atentamente,


EDGAR FERNANDO MARTINEZ
Coordinador departamento de Propiedad Horizontal
Soluciones Juridicas č Inmobiliarias NAC Ltda
Telefono Fijo 8053356 Celular 301-6146435
www.nacltda.com
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Posted on 09 Dec 2013 by Edgar Fernando Martínez
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